Google Workspace for Nonprofits 非營利版：免費申請資格與流程【台灣 NPO 適用】

Google Workspace for Nonprofits 非營利版：免費申請資格與流程【台灣 NPO 適用】

Google Workspace for Nonprofits 非營利版：免費申請資格與流程

「聽說非營利組織可以免費用 Google Workspace？」

沒錯。Google 提供非營利組織免費使用 Google Workspace，包含自訂網域信箱、雲端硬碟、Google Meet 等功能。

這篇文章會告訴你申請資格、流程，以及台灣 NPO 申請的實際經驗。

想了解 Google Workspace 完整功能，請參考 Google Workspace 完整指南。

Google Workspace for Nonprofits 是什麼？

方案說明

Google Workspace for Nonprofits 是 Google 提供給符合資格的非營利組織的免費方案。

核心功能：

• 自訂網域 Gmail（[email protected]）
• 100TB 共用儲存空間（共用池）
• Google Meet 視訊會議（100 人）
• Google Drive、Docs、Sheets 等協作工具
• 基本管理功能

價值：如果用一般 Business Starter 方案，10 人團隊一年約 NT$27,000。免費使用省下來的是實實在在的錢。

與付費版差異

限制：

• 沒有 Meet 錄影功能
• 沒有共用雲端硬碟（Team Drive）
• 儲存空間是整個組織共用 100TB

如果需要進階功能，可以加購升級。

申請資格

符合資格的組織

台灣適用的資格：

符合資格：

• 財團法人（基金會）
• 社團法人
• 宗教團體（有登記）
• 公益社團
• NPO/NGO 組織

不符合資格：

• 政府機關
• 醫療機構（營利性質）
• 學校（有 Education 方案）
• 政治團體
• 營利公司

Google 的審核標準

Google 會確認：

1. 非營利身份：需提供政府核發的非營利證明
2. 組織目的：符合公益性質
3. 運作狀態：組織正常運作中

台灣需要的文件：

• 法人登記證書
• 或內政部核准的立案證書
• 組織章程（可能需要）

台灣申請流程

步驟一：申請 Google for Nonprofits

1. 前往申請頁面

• 網址：google.com/nonprofits
• 點選「開始使用」

2. 建立 TechSoup 帳號

• TechSoup 是 Google 的非營利認證夥伴
• 台灣由「開拓文教基金會」代理
• 網址：techsoup-taiwan.org.tw

3. 提交非營利證明

• 上傳立案證書或法人登記
• 填寫組織基本資料
• 等待審核（約 2-4 週）

步驟二：啟用 Google Workspace

審核通過後：

1. 登入 Google for Nonprofits Console
2. 找到 Google Workspace
3. 點選「啟用」
4. 設定組織網域
5. 驗證網域所有權
6. 設定 MX 記錄

詳細 DNS 設定請見 Google Workspace MX 記錄設定教學。

步驟三：完成設定

• 新增用戶帳號
• 設定基本安全政策
• 遷移現有郵件（如果有的話）

申請過程遇到問題？

非營利申請流程繁瑣，文件準備也需要時間。讓我們協助，幫你加速完成設定。

常見申請問題

Q：審核要多久？

TechSoup 審核：約 2-4 週 Google 審核：通常幾天內

總共：約 3-5 週（順利的話）

Q：審核被拒絕怎麼辦？

常見原因：

• 文件不清楚或過期
• 組織性質不符
• 資料填寫有誤

處理方式：

• 檢查拒絕原因
• 補正文件重新申請
• 聯繫 TechSoup 協助

Q：已經有 Gmail，可以保留嗎？

不能直接「升級」個人 Gmail 成組織帳號。

需要：

1. 申請 Google Workspace
2. 建立新的組織帳號
3. 舊郵件可以匯入或轉寄

Q：沒有自己的網域怎麼辦？

需要先購買網域。

建議：

• 使用 .org 或 .org.tw 網域
• 台灣的網域註冊商或國際服務都可以
• 年費約 NT$300-1,000

功能詳解

可以用的功能

溝通工具：

• Gmail（自訂網域）
• Google Meet（100 人視訊）
• Google Chat（團隊聊天）

協作工具：

• Google Drive（100TB 共用）
• Google Docs
• Google Sheets
• Google Slides
• Google Forms（問卷）

管理功能：

• Admin Console
• 用戶管理
• 基本安全設定

限制說明

沒有的功能：

• Meet 錄影（需升級）
• 共用雲端硬碟 Team Drive（需升級）
• 進階安全功能（需升級）
• Vault 封存（需升級）

儲存空間限制：

• 100TB 整個組織共用
• 不是「每人 100TB」
• 大型組織可能不夠用

需要升級嗎？

非營利組織購買付費版通常也有折扣，可以詢問 Google 或代理商。

管理注意事項

用戶管理

新增用戶：

• 在 Admin Console 新增
• 每個用戶獨立帳號
• 可以分組管理

移除用戶：

• 離職員工記得停用帳號
• 可以轉移郵件和檔案
• 避免資料遺失

安全建議

非營利組織也需要資安：

安全設定教學請見 Google Workspace 管理員完整教學。

年度驗證

Google 會定期要求重新驗證非營利資格：

• 通常每 1-2 年一次
• 確認組織仍符合資格
• 需要更新證明文件

注意：如果驗證失敗，可能會被要求付費或停用服務。

從其他服務遷移

從免費 Gmail 遷移

很多非營利組織一開始用個人 Gmail：

遷移步驟：

1. 申請完成後建立新帳號
2. 設定舊郵件轉寄
3. 使用遷移工具匯入舊郵件
4. 更新對外聯繫資訊

從其他郵件服務遷移

如果原本用其他郵件服務：

Google 提供遷移工具：

• 支援 IMAP 遷移
• 支援 Microsoft 365 遷移
• 批次遷移多個用戶

建議：

• 規劃遷移時間表
• 先測試少量帳號
• 通知所有相關人員

常見問題

免費版會一直免費嗎？

Google 目前沒有取消免費方案的計畫。但：

• 需要每年驗證資格
• 政策可能變動（很少發生）
• 建議不要過度依賴

可以用多少人？

免費版沒有明確的人數上限，但：

• 100TB 共用空間會被分攤
• 大型組織可能需要升級
• 實務上數十到數百人都可以

可以申請多個網域嗎？

可以。一個組織可以使用多個網域，例如：

• 主網域：yourorg.org.tw
• 別名網域：yourorg.org

捐款人可以用嗎？

不行。帳號只能給組織成員（員工、志工）使用。

需要協助申請？

非營利申請流程需要準備文件、設定 DNS、遷移資料。如果你的組織沒有專職 IT：

預約免費諮詢，讓我們協助你從申請到上線。

延伸閱讀

• 完整介紹，請見 Google Workspace 完整指南
• 管理員教學，請見 Google Workspace 管理員完整教學
• MX 設定，請見 Google Workspace MX 記錄設定教學
• 學校方案，請見 Google Workspace for Education 完整指南

參考資料

• Google for Nonprofits
• TechSoup Taiwan
• Google Workspace for Nonprofits 說明
• 非營利組織資格