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Google Workspace Flows 工作流程自動化：功能介紹與使用教學

Google Workspace Flows 工作流程自動化：功能介紹與使用教學

📅 2026-04-16⏱ 11 min read
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Google Workspace Flows 工作流程自動化：功能介紹與使用教學Google Workspace Flows 工作流程自動化：功能介紹與使用教學

「每天都在做重複的事：收到表單要寄通知信、新員工到職要開帳號、每週報表要手動整理⋯⋯」

這些重複性工作，Google Workspace 可以幫你自動化。

這篇文章會介紹 Google Workspace 的自動化工具，以及實際可用的自動化範例。

想了解 Google Workspace 完整功能，請參考 Google Workspace 完整指南。

Google Workspace 自動化工具總覽

💡 重點摘要：Google Workspace 本身沒有一個叫「Flows」的獨立產品，但有幾個相關的自動化工具：

工具比較

工具難度適合對象功能範圍
AppSheet低業務人員、一般用戶應用程式開發、自動化
Apps Script中有程式基礎的人深度整合、客製化
Google Forms 自動化低所有人表單回應處理
第三方工具（Zapier）低所有人跨平台整合

選擇建議

AppSheet：無程式碼應用開發

AppSheet 是什麼？

AppSheet 是 Google 2020 年收購的無程式碼平台：

適合：

自動化功能

AppSheet 的自動化功能包含：

觸發條件（Triggers）：

動作（Actions）：

範例：請假簽核流程

用 AppSheet 建立請假系統：

  1. 資料來源：Google Sheets 記錄請假單
  2. 應用介面：員工可以在手機上填寫請假
  3. 自動化：
    • 送出後自動通知主管
    • 主管核准後通知 HR
    • 自動更新假期餘額

這種流程以前要找人開發系統，現在用 AppSheet 可以自己做。

Apps Script：進階自動化

Apps Script 是什麼？

Apps Script 是 Google 的腳本語言：

適合：

常見自動化範例

範例一：表單回覆自動通知

function onFormSubmit(e) {
  var responses = e.values;
  var email = responses[1]; // 假設第二欄是 Email

  MailApp.sendEmail({
    to: email,
    subject: "感謝您的回覆",
    body: "我們已收到您的表單，會盡快回覆。"
  });
}

範例二：每週自動發送報表

function sendWeeklyReport() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var pdf = sheet.getAs('application/pdf');

  MailApp.sendEmail({
    to: "[email protected]",
    subject: "每週報表 - " + new Date(),
    body: "附件是本週報表。",
    attachments: [pdf]
  });
}

範例三：自動備份 Gmail 附件到 Drive

function backupAttachments() {
  var threads = GmailApp.search('has:attachment newer_than:1d');
  var folder = DriveApp.getFolderById('your-folder-id');

  for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
    var messages = threads[i].getMessages();
    for (var j = 0; j < messages.length; j++) {
      var attachments = messages[j].getAttachments();
      for (var k = 0; k < attachments.length; k++) {
        folder.createFile(attachments[k]);
      }
    }
  }
}

設定排程執行

Apps Script 可以設定自動執行：

  1. 在 Script Editor 中點選「觸發條件」
  2. 新增觸發條件
  3. 選擇要執行的函式
  4. 設定執行頻率（每小時、每天、每週⋯⋯）

想建立自動化流程？

自動化做得好可以省下大量時間，但設計不好可能造成混亂。預約架構諮詢，讓我們幫你規劃最適合的自動化方案。

Google Forms 內建自動化

可用功能

Google Forms 本身有基本的自動化：

自動回覆：

通知設定：

進階自動化（搭配 Add-ons）

Google Forms 可以安裝外掛增加功能：

Form Notifications：

Form Publisher：

formLimiter：

第三方自動化工具

Zapier

Zapier 是最知名的自動化工具：

優點：

適合場景：

範例 Zaps：

價格：

Make（原 Integromat）

Make 是另一個強大的自動化工具：

特色：

適合：

選擇建議

需求建議工具
簡單的兩步驟自動化Zapier
複雜的多步驟流程Make
只在 Google 生態系Apps Script
不想寫程式 + Google 整合AppSheet

實用自動化範例

範例一：新員工到職自動化

流程：

  1. HR 在 Google Forms 填寫新員工資料
  2. 自動建立 Google Workspace 帳號
  3. 自動發送歡迎信
  4. 自動加入相關群組
  5. 自動通知 IT 準備設備

工具：Apps Script + Google Forms

範例二：客戶報價流程

流程：

  1. 業務在 Google Sheets 填寫報價資料
  2. 自動生成報價單 PDF（Google Docs 模板）
  3. 自動發送給客戶
  4. 客戶回覆後自動通知業務
  5. 成交後自動更新 CRM

工具：AppSheet 或 Apps Script

範例三：社群媒體發文提醒

流程：

  1. 在 Google Calendar 建立發文排程
  2. 發文前一天自動提醒準備素材
  3. 發文當天早上提醒發布
  4. 發布後自動記錄到 Sheets

工具：Zapier + Google Calendar + Sheets

範例四：會議紀錄自動化

流程：

  1. Google Calendar 會議建立時自動建立會議紀錄文件
  2. 會議結束後自動發送紀錄連結給與會者
  3. 待辦事項自動轉到 Tasks 或 Asana

工具：Apps Script 或 Zapier

建置自動化的建議

開始之前

  1. 列出重複性工作：什麼事情每天/每週都在做？
  2. 評估自動化價值：花多少時間？值得自動化嗎？
  3. 選擇適合的工具：根據複雜度和技術能力選擇

建置時

  1. 從簡單開始：先做一個小流程測試
  2. 處理例外狀況：自動化失敗時怎麼辦？
  3. 記錄文件：留下設定說明，方便日後維護

上線後

  1. 監控執行狀況：定期檢查是否正常運作
  2. 持續優化：根據使用情況調整
  3. 考慮安全性：自動化會存取什麼資料？

常見問題

AppSheet 要錢嗎？

Apps Script 有執行限制嗎？

有。主要限制：

一般使用不太會遇到限制。

自動化會有安全風險嗎？

可能有：

可以請人幫忙建置嗎？

可以。如果內部沒有技術人員，可以找：

需要自動化規劃？

自動化可以省下大量時間，但需要正確的規劃和實作。

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延伸閱讀

參考資料

Google Workspace
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